Zarządzanie dokumentacją jest jednym z podstawowych i najważniejszych zarazem obowiązków, któremu muszą sprostać wszystkie współczesne firmy i organizacje. Można to zrobić w dwojaki sposób – za pomocą tradycyjnego obiegu dokumentów, w którym główną rolę grają dokumenty papierowe lub jego nowocześniejszego odpowiednika, elektronicznego obiegu dokumentów, który działa w oparciu o zdigitalizowaną dokumentację gromadzoną w cyfrowym archiwum.
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie – czy warto przy nim pozostać?
Tradycyjny obieg dokumentów jest rozwiązaniem, z którego nadal korzysta sporo firm. W tym modelu zarządzanie dokumentacją opiera się o pracę z analogowymi zasobami – wszystkie dokumenty są przechowywane, udostępniane oraz procesowane w klasycznej postaci papierowej. Z takim systemem pracy wiąże się sporo utrudnień. Przede wszystkim, dokumenty papierowe zajmują fizycznie dużo miejsca – niezbędne jest więc wydzielenie przestrzeni potrzebnej do ich przechowywania poprzez stworzenie fizycznego archiwum, w którym zasoby dokumentacji będą właściwie zorganizowane.
Odpowiednia organizacja fizycznego archiwum oraz ponoszone na ten cel wydatki nie sprawiają jednak, że praca z dokumentacją papierową jest łatwa i przyjemna. Pracownicy codziennie tracą sporo czasu na odnajdowanie potrzebnych pism, ich przekazanie odpowiednej osobie lub działowi oraz inne czynności związane z procesowaniem dokumentacji. Dokumenty w postaci papierowej są ponadto stale narażone na zniszczenie, zgubienie lub pominięcie, co może negatywnie odbić się na funkcjonowaniu firmy oraz narazić ją na straty finansowe i wizerunkowe. Jeśli dodamy do tego praktycznie niczym nieograniczony dostęp do dokumentów, często zawierających wrażliwe, poufne dane, okazuje się, że tradycyjny obieg dokumentów w firmie zdecydowanie nie jest rozwiązaniem idealnym.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – rozwiązanie wszystkich problemów?
Coraz więcej firm jest świadomych wad tradycyjnego obiegu dokumentów. Jest to początek poszukiwania godnej zainteresowania alternatywy, która pozwoli pracować z dokumentacją w wydajniejszy i bardziej nowoczesny sposób. Takim rozwiązaniem jest elektroniczny obieg dokumentów, który pozwala skutecznie wyeliminować praktycznie wszystkie istotne problemy związane z codzienną pracą z dokumentacją. Wcielenie w życie jego koncepcji wymaga zdigitalizowania całości lub części papierowych zasobów dokumentacji firmowej oraz wdrożenia odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), który pozwoli na wygodne, szybkie i sprawne wykonywanie wszelkich czynności związanych z dokumentami firmowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala na przechowywanie zdigitalizowanych zasobów w cyfrowym archiwum dostępnym z poziomu wybranego systemu DMS. Jest ono ulokowane w chmurze lub na serwerach firmowych, a wysokiej klasy standardy bezpieczeństwa chronią poszczególne pliki przed wykasowaniem, nieuprawnionymi modyfikacjami oraz dostępem niepowołanych osób. Każdy użytkownik posiada odgórnie nadane uprawnienia dostępu, które regulują zakres czynności, jakie może podejmować odnośnie dokumentacji. Systemy zarządzania dokumentami pozwalają na sprawne i szybkie poruszanie się po zasobach, błyskawiczne wyszukiwanie plików spełniających określone kryteria, przekazywanie pism innym uczestnikom danego procesu oraz pozwalają lepiej skoncentrować się na tym, co w dzisiejszych czasach najważniejsze, czyli skutecznej i efektywnej realizacji celów biznesowych.
Funkcjonalność nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie nie mógłby istnieć poza teorią, gdyby nie nowoczesne technologie, które pozwoliły na stworzenie skutecznego narzędzia do jego obsługi. System zarządzana dokumentami pozwala na praktyczną realizację wszystkich założeń i celów obiegu dokumentów w elektronicznej postaci. Najlepsze dostępne na rynku oprogramowanie do zarządzania dokumentacją firmową to rozbudowane i kompleksowe pod względem funkcjonalności rozwiązania platformowe, które są w stanie usprawnić i zoptymalizować realizację praktycznie wszystkich zadań związanych z zarządzaniem i procesowaniem firmowej dokumentacji w cyfrowej postaci.
Szczególnie warto zwrócić tu uwagę na cieszące się coraz większym zainteresowaniem w środowisku biznesowym platformy low-code. Rozwiązania te korzystają z prawdziwie innowacyjnych technologii i mechanizmów, za pomocą których można osiągnąć szereg korzyści istotnych nie tylko dla pionów biznesowych i zarządów, ale również CIO i działów IT. Wszystko to bez kodowania lub z jego minimalnym zastosowaniem tam, gdzie jest to uzasadnione ekonomicznie lub technologicznie.
Najwyższej klasy platformy niskokodowe działają w oparciu o takie rozwiązania, jak m.in. workflow, no-to-low-code application development, uczenie maszynowe (ML), elementy sztucznej inteligencji (AI), optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), robotyzacja procesów biznesowych (RPA) oraz autorskie rozwiązania, które pozwalają zarówno na szybkie dostarczanie gotowych aplikacji biznesowych, jak i ich zmienianie i dostosowywanie do bieżących potrzeb firmy, z natychmiastowym rezultatem. Taka zaawansowana i rozbudowana funkcjonalność jest w stanie realnie wspierać dążenia biznesowe współczesnych firm, gdyż idealnie odpowiada na ich dynamicznie zmieniające się potrzeby, inicjatywy oraz wymagania.
