We współczesnych czasach tworzenie treści jest podstawą generowanie popytu na produkty lub usługi. Za pomocą informacji tekstowych możliwe jest między innymi przekazanie wartości firmy, edukowanie klientów z zakresu produktów oraz tworzenie więzi z odbiorcami. Dokumenty Google wchodzące w skład pakietu G Suite mogą pomóc w poprawieniu tempa opracowywania oraz wprowadzania nowych treści marketingowych, a także w efektywniejszym zarządzaniu projektami.
Zalety Dokumentów Google
Korzystanie z Dokumentów Google niesie za sobą wiele korzyści. Mogą być one bez przeszkód wykorzystywane podczas pracy z innymi aplikacjami stosowanymi przy zarządzaniu projektami marketingowymi (np. Trello, Basecamp, Temawork, Dolnbound).
Niewątpliwym atutem Dokumentów Google jest działanie w przeglądarce internetowej. Można je zatem otworzyć praktycznie w każdym miejscu na świecie o dowolnej porze. Zmiany dokonywane w dokumentach zapisywane są w czasie rzeczywistym, co chroni przed utratą danych. Użytkownicy nie muszą również pamiętać o regularnym klikaniu przycisku „Zapisz”.
Mimo iż pakiet G Suite jest płatny to z pewnością będą to dobrze zainwestowane pieniądze. Dzięki funkcji udostępniania linków z Dokumentów Google osoby pracujące nad danym projektem mogą udostępniać efekty swojej pracy użytkownikom, którzy na co dzień nie korzystają z aplikacji Google.
Oto 6 powodów, dla których marketerzy oraz przedstawiciele handlowi, powinni rozważyć korzystanie z pakietu G Suite.
1. Oznaczanie współpracowników dla efektywniejszej pracy
Dokumenty Google umożliwiają oznaczanie współpracowników oraz przydzielanie im konkretnych zadań, dzięki czemu praca nad jednym projektem jest efektywniejsza. Wystarczy uruchomić wybrany dokument i w prawym górnym rogu odnaleźć przycisk „Udostępnij”. Następnie pozostaje wybrać komu i w jakiej formie przekazać plik (do edytowania, komentowania, wyłącznie wyświetlenia bez możliwości wprowadzania własnych zmian).
Aby zwrócić uwagę współpracownika na konkretny fragment dokumentu, należy zaznaczyć tekst, a następnie poza prawym marginesem kliknąć symbol chmurki ze znakiem „+”. Kolejnym krokiem jest wpisanie symbolu „@” oraz nazwy lub adresu e-mail współpracownika. Dokumenty Google automatycznie wyświetlają listę sugerowanych kontaktów.
2. Przeszukiwanie Internetu bezpośrednio w Dokumentach Google
Czasami podczas tworzenia dokumentu konieczne jest szybkie wyszukanie informacji lub zdjęcia w Internecie. Wbudowana wyszukiwarka w Dokumentach Google sprawia, że pożądane dane można odnaleźć bezpośrednio z poziomu aplikacji. Dzięki temu cały proces zostanie ograniczony do wykonania kilku kliknięć.
Aby rozpocząć wyszukiwanie, należy:
- zaznaczyć konkretne słowo w tekście, kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać komendę „Przeglądaj <
>” lub - użyć skrótu klawiszowego Ctrl + Alt + Shift + I.
Bez względu na to, który sposób wybierzemy, po prawej stronie dokumentu wyświetli się okno wyszukiwania. Dzięki temu możliwe jest m.in. bezpośrednie wstawienie grafiki z Internetu czy też przeszukanie Dysku Google pod kątem konkretnego słowa kluczowego.
3. Monitorowanie zmian i przywracanie utraconego postępu prac
Z pewnością nie raz spotkaliśmy się z sytuacją, gdy poprzednia wersja dokumentu, nad którą pracowaliśmy, była lepsza niż jej aktualna forma. Dzięki funkcji „Historia zmian” w Dokumentach Google użytkownik może szybko powrócić do wcześniej wprowadzonych edycji tekstu.
Aby przejść do historii zmian, wystarczy wybrać z górnego menu „Plik”, a następnie odnaleźć „Historia zmian” i „Wyświetl historię zmian”. Użytkownik otrzymuje dostęp do informacji o edycji dokumentu, a także osobie, która wprowadziła konkretne zmiany. Ma to istotne znaczenie, gdy na jednym pliku pracuje więcej niż jedna osoba. W dowolnym momencie można przywrócić wybraną starszą wersję dokumentu.
4. Tworzenie własnych skrótów
Jeżeli podczas pisania często używane są pewne słowa, frazy, znaki akcentujące lub interpunkcyjne, możliwe jest stworzenie własnych skrótów. Aby to zrobić, należy wybrać „Narzędzia” z górnego menu, następnie „Ustawienia”. W nowym oknie „Preferencje” użytkownik może zdecydować, np. jakie znaki graficzne automatycznie zmienią się w pożądany symbol. Dzięki temu oszczędzimy czas na szukanie i wstawianie gotowych symboli.
5. Używanie linków do tworzenia interaktywnych dokumentów
W Dokumentach Google możemy szybko wstawić hiperłącze, po którego kliknięciu zostaniemy przekierowani do innego pożądanego pliku lub strony. Aby to zrobić, należy odnaleźć „Wstaw” w górnym menu, a następnie wybrać „Połącz”. Pojawi się okno, w którym można wkleić odnośnik w postaci adresu URL. Podczas czytania dokumentu z interaktywnymi linkami wystarczy jedno kliknięcie, aby przenieść się do pliku lub powiązanej strony internetowej.
6. Możliwość edycji w trybie offline
Narzędzia pakietu G Suite mogą być z powodzeniem wykorzystywane zarówno w trybie online, jak i offline. Dzięki temu nie trzeba połączenia z Internetem, aby tworzyć i edytować dokumenty. Po powrocie z trybu offline do online wprowadzone zmiany zostają automatycznie zapisane. W tym celu należy zainstalować dodatek „Dokumenty Google offline”.
To tylko nieliczne powody, dla których warto wykorzystywać Dokumenty Google w swojej pracy. Więcej funkcji i tricków można sprawdzić tutaj. Natomiast pakiet G Suite oferuje szereg możliwości, które usprawniają codzienną pracę marketerów oraz przedstawicieli handlowych. Opinie firm korzystających z rozwiązań Google często mówią same za siebie na temat funkcjonalności i wygody pracy z pakietem G Suite. Jeśli chcesz przetestować rozwiązanie przez 30 dni za darmo wypełnij formularz w celu założenia instancji testowej https://flyonthecloud.com/pl/g-suite/
